Datenschutz für Auris.

Wer verantwortlich ist

Bei Fragen, einem Widerruf oder einem Löschwunsch erreichst du uns unter dieser E-Mail-Adresse. Bitte nenne das betroffene Meeting und deine Rolle darin, damit wir die Daten zuordnen können.

Aufnahmen und Stimmen

Auris verarbeitet den Meetingtitel, Zeitpunkt und Verlauf der Aufnahme, Teilnehmernamen, Stimmproben sowie die aufgenommenen Gesprächsinhalte. Aufnahmeabschnitte und Stimmproben werden zusammen mit dem zugehörigen Konto auf dem Server gespeichert. Falls die entsprechenden Funktionen aktiviert werden, kommen Transkript, Sprecherzuordnungen und Zusammenfassung hinzu.

Für die Live-Zuordnung werden aus den Stimmproben numerische Stimmmerkmale erzeugt und mit kurzen laufenden Audiofenstern verglichen. Diese biometrische Verarbeitung dient der Zuordnung zu einer Person innerhalb des Meetings. Sie läuft auf unserem Server. Die zusätzlichen Live-Fenster werden im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht als eigene Dateien gespeichert; die eigentliche Meetingaufnahme wird dennoch dauerhaft gespeichert. Die Stimmmerkmale liegen in einem begrenzten Arbeitsspeicher-Cache. Nach 30 Minuten Inaktivität können sie bei der nächsten Cache-Bereinigung entfernt werden; dies ist kein minutengenauer Löschtimer.

Aufnahme und Sprechererkennung setzen die informierte, freiwillige Einwilligung aller Teilnehmenden voraus (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO), für biometrische Identifizierung die ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 a DSGVO). Die aufnehmende Person muss diese vorher einholen. Auris speichert ihre Bestätigung für das Meeting; die Checkbox ersetzt keine individuelle Einwilligung. Ohne Einwilligung darf die Aufnahme nicht starten.

Server und mögliche KI-Dienste

Das Hosting erfolgt bei Hetzner Online GmbH. Meetings sind in Auris dem jeweiligen Benutzerkonto zugeordnet; andere Konten erhalten keinen Zugriff darauf. Wer denselben Zugang verwendet, kann dessen Meetings sehen. Personen mit berechtigtem administrativem Zugriff können im Rahmen des Betriebs auf Server und Sicherungen zugreifen.

In der aktuellen Testphase sind Cloud-Transkription und Cloud-Zusammenfassung deaktiviert. Die lokale Live-Sprechererkennung funktioniert unabhängig davon. Die Software unterstützt optional pyannoteAI für Audio und Stimmproben sowie OpenAI für die Zusammenfassung aus dem Transkript. Eine spätere Aktivierung erfordert vorher aktualisierte Informationen zu Empfängern, Speicherfristen und möglichen Drittlandübermittlungen sowie die dafür nötige Einwilligung.

Speicherung und Löschen

Auf dem Server: Meetings haben derzeit keine automatische Ablaufzeit. Über „Meeting löschen“ werden Aufnahme, Stimmproben, Teilnehmende und zugehörige Ergebnisse aus der aktiven Datenbank entfernt. Für die Löschung eines Kontos oder für Löschwünsche einzelner Teilnehmender wende dich an uns. Beim Abschluss oder Löschen eines Meetings wird auch die Entfernung des Live-Stimmcaches angestoßen.

Auf dem iPhone: Aufnahmeabschnitte und zugehörige Metadaten werden im App-Speicher gehalten, durch den iOS-Dateischutz geschützt und vom Gerätebackup ausgeschlossen. Ein erfolgreicher Upload entfernt diese Kopien noch nicht automatisch. „Meeting löschen“ in der iPhone-App entfernt auch das lokale Aufnahmeverzeichnis auf diesem Gerät. Andere Geräte, heruntergeladene Dateien und temporäre Wiedergabekopien werden dadurch nicht zentral bereinigt.

Im Browser: Noch nicht übertragene Audioabschnitte werden für erneute Uploadversuche lokal gespeichert und nach erfolgreicher Übertragung entfernt. Downloads liegen außerhalb der Verwaltung von Auris.

In Sicherungen: Tägliche Serverbackups enthalten Datenbank und Betriebskonfiguration. Eigene Backupgenerationen werden nach 14 Tagen bereinigt; gelöschte Daten können bis dahin noch enthalten sein. Zusätzlich besteht eine manuell verwaltete erste Sicherung außerhalb des Servers, für die derzeit keine automatische Löschfrist eingerichtet ist. Diese Kopie wird bei Löschanfragen gesondert berücksichtigt.

Anmeldung und technische Daten

Für den Zugang verarbeiten wir Benutzername und Anmeldedaten. Auf dem Server werden Passwörter als BCrypt-Prüfwerte gespeichert; die iPhone-App bewahrt das gespeicherte Passwort im iOS-Schlüsselbund auf. Im Browser verwendet Auris ein notwendiges Sitzungscookie für die Anmeldung und schützt zustandsändernde Anfragen mit einem Sicherheitstoken.

Beim Zugriff fallen technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, Anfragepfad, Status, Browserkennung, verweisende Seite und Fehlerdaten an. Die Webserverprotokolle werden täglich rotiert; bis zu 14 rotierte Protokolle und das aktive Protokoll bleiben erhalten. Bei Tagen ohne neue Einträge kann das einen längeren Zeitraum umfassen. Containerprotokolle sind auf drei Dateien mit jeweils 10 MiB begrenzt. Kontobetrieb und technische Protokolle dienen unserem berechtigten Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Dienst (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).

TestFlight

Die iPhone-Testversion wird über Apples TestFlight verteilt. Apple verarbeitet dabei Installations-, Nutzungs-, Absturz- und Feedbackdaten und stellt uns als Entwickler einen Teil davon bereit. Einzelheiten erklärt Apple unter TestFlight und Datenschutz. Auris selbst enthält keine Werbetracker und keine zusätzlichen Analyse-SDKs.

Deine Rechte

Du kannst eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt davon unberührt. Bitte informiere auch die aufnehmende Person, damit sie die Aufnahme sofort beendet. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen (Art. 15–21 DSGVO).

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Wohn- oder Arbeitsort (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Die genannten Rechtsgrundlagen findest du in der Datenschutz-Grundverordnung.